Galuh
Ginanjar Astuti / 120141411495
PLS UM 2012 Offering A
MK : Pengelolaan Program PLS
A.
Konsep
Dasar Pengelolaan Program Kursus
1. Sejarah
Program Kursus
Kursus adalah suatu
lembaga yang paling tua sebelum dibukanya sekolah formal. Kursus ini sudah
dikenal sejak masyarakat zaman dahulu bahkan hingga saati ini kursus masih
sangat populer dikarenakan kegiatan belajar mengajarnya efektif, menyenangkan,
dan inovatif. Dalam pembelajarannya cenderung praktek ke lapangan sehingga
mudah diterima masyarakat dalam membantu belajar mereka dan mendapatkan skill
atau kemampuan tambahan, demi mendapatkan ilmu dalam melanjutkan dan
meningkatkan kualitas hidup.
Pembinaan kursus
dilakukan sejak bulan April tahun 1976, yaitu sejak serah terima fungsi
pembinaan kursus-kursus kejuruan atau keterampilan sebagai program pendidikan
luar sekolah yang diselenggarakan masyarakat dari Direktorat Jederal Sekolah
Dasar dan Menengah kepada Direktorat Jenderal Pendidikan Luar Sekolah dan
Olahraga (PLSOR) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Berselang satu tahun kemudian
ditetapkan keputusan Menteri pendidikan dan kebudayaan (kepmendikbud) Republik
Indonesia Nomor 0151/U/1977 tentang pokok-pokok pelaksanaan pembinaan program
pendidikan luar sekolah yang diselenggarakan masyarakat pada tanggal 24 Mei
1977.
Sejak saat itu
kursus-kursus kejuruan atau keterampilan dikenal sebagai Kursus Pendidikan Luar
Sekolah yang diselenggarakan masyarakat (PLSM atau Diklusemas). Kepmendikbud
tersebut menetapkan pembinaan PLSM dengan: (1) merencanakan berbagai jenis pendidikan,
sasaran dan fungsinya, (2) mengatur pembakuan lembaga yang meliputi isi dan
mutu pelajaran serta alat belajar mengajarnya, (3) merencanakan peningkatan
mutut tenaga pembina/pamong belajar dan pengajarnya, (4) mengatur pembakuan dan
tata cara penyelengaraan ujian, penialaian dan ijazahnya, dan (5) mengatur dan
mengawasi perijinan lembaga serta mengikuti prkembangannya. Keputusan Mendikbud
Nomor 0150b/U/1981 antara lain menetapkan: pembinaan kursus dan program PLSM
adalah tuntunan dan bimbingan edukatif yang terarah bagi kursus dan program
PLSM
2. Konsep
Pengelolaan Program Kursus
Pengertian kursus
adalah pengembangan keterampilan melalui pembelajaran mengenai suatu
pengetahuan dan keterampilan yang dilakukan dalam waktu singkat dibawah
bimbingan pelatih atau tutor. Menurut Dirjen Pembinaan Kursus dan Kelembagaan,
kursus merupakan satuan pendidikan dalam pendidikan luar sekolah yang
diselenggarakan bagi masyarakat yang memerlukan bekal pengetahuan,
keterampilan, kecakapan hidup dan sikap untuk mengembangkan diri, mengembangkan
profesi, bekerja, usaha mandiri dan melanjutkan pendidikan yang lebih tinggi
(UU No.20 tahun 2003 pasal 26 ayat 5). Kursus merupakan program PLS yang paling
eksis dan bertahan selama ini di masyarakat (Moedzakir, 2010:188).
UU Sisdiknas pasal 26
ayat 4 dan 5 menyatakan bahwa lembaga kursus dan pelatihan sebagai satuan
pendidikan nonformal diselenggarakan bagi masyarakat yang memerlukan bekal
pengetahuan, keterampilan, kecakapan hidup dan sikap untuk mengembangkan diri,
mengembangkan profesi, bekerja, usaha mandiri dan/ atau melanjutkan pendidikan
ke jenjang yang lebih tinggi. Penjelasan pasal 26 ayat 5 menyatakan bahwa
kursus dan pelatihan sebagai bentuk pendidikan berkelanjutan untuk
mengembangkan kemampuan peserta didik dengan penekanan pada penguasaan
keterampilan, standar kompetensi, pengembangan sikap kewirausahaan srta
pengembangan kepribadian profesional. Kursus dan pelatihan dikembangkan melalui
sertifikasi dan akreditasi yang bertaraf nasional dan internasional.
3. Tujuan
Kursus
Tujuan kursus yaitu
untuk memberikan bekal pengetahuan, keterampilan, kecakapan hidup dan sikap
untuk mengembangkan diri, mengembangkan profesi, bekerja, usaha mandiri dan/
atau melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi kepada masyarakat yang
membutuhkan. Sedangkan manfaat kursus adalah memberikan pembekalan pengetahuan,
keterampilan, kecakapan hidup bagi masyarakat yang memerlukan kursus untuk
kelangsungan hidupnya.
4. Ciri-ciri
Kursus
Ciri-ciri atau karakteristik dari
kursus adalah sebagai berikut.
a. Isi
dan tujuan pendidikan selalu berorientasi langsung pada hal-hal yang berkaitan
dengan kebutuhan masyarakat, untuk mengambangkan minat dan bakat, pekerjaan,
potensi, usaha mandiri, karier, mempersiapkan diri di masa depan, memperkuat
kegiatan pendidikan dan untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih
tinggi.
b. Metode
penyajian yang digunakan sesuai dengan kondisi warga belajar dan situasi
setempat.
c. Program
dan isi pendidikannya berkaitan dengan pengetahuan keterampilan fungsional,
keprofesian yang diperlukan untuk hidup dalam masyarakat untuk pembentukan dan
pengembangan pribadi, dan untuk memenuhi kebutuhan pasar kerja, serta untuk
persiapan memasuki masa depan.
d. Usia
warga belajar tidak dibatasi atau tidak perlu sama pada suatu jenis atau
jenjang pendidikan.
e. Jenis
kelamin warga belajar tidak dibedakan untuk suatu jenis atau jenjang
pendidikan.
f. Penerimaan
warga belajar bersifat terbuka, fleksibel dan langsung.
g. Jumlah
warga belajar dalam satu kelas disesuaikan dengan kebutuhan proses belajar
mengajar yang efektif.
h. Syarat
dan rasio minimal fasilitas, tenaga pendidik dan struktur disesuaikan dengan
jenis dan tingkat kursus.
i. Dalam
penyampaian materi dapat diberikan secara lisan maupun tertulis.
j. Hasil
pendidikannya langsung dapat dimanfaatkan di dalam kehidupan sehari-hari. Dapat
diikuti oleh setiap orang yang merasa perlu.
5. Tugas
dan Fungsi
Berdasarkan Kepmendiknas nomor 36 tahun
2010, tugas dan fungsi Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan adalah.
a. Tugas
Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan
bertugas untuk melaksanakan pembinaan terhadap lembaga dan kelembagaan PNF
melalui penyiapan kebijakan prosedur, norma, acuan, pemberian bimbingan teknis
dan evaluasi di bidang pembinaan kursus dan kelembagaan.
b. Fungsi
Dalam melaksanakan tugas Direktorat
Pembinaan Kursus dan Pelatihan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut.
1). Perumusan
kebijakan di bidang pembelajaran, peserta didik, sarana dan prasarana,
kelembagaan dan kemitraan kursus dan pelatihan
2). Koordinasi
pelaksanaan kebijakan di bidang pembelajaran, peserta didik, sarana dan
prasarana, kelembagaan dan kemitraan kursus dan pelatihan
3). Fasilitas
dan pemberian bimbingan teknis penerapan norma, standart, prosedur dan kriteria
pembelajaran, peserta didik, sarana dan prasarana, kelembagaan dan kemitraan
kursus dan pelatihan
4). Evaluasi
penerapan norma, standart, prosedur dan kriteria pembelajaran, peserta didik,
sarana dan prasarana, kelembagaan dan kemitraan kursus dan pelatihan
5). Pelaksanaan
administrasi Direktorat Pembinaan Kursus dan Pelatihan.
6. Fokus
kursus
Kursus merupakan salah
satu satuan pendidikan pada jalur pendidikan nonformal yang fleksibel dengan
kebutuhan masyarakat dan tuntutan dunia usaha atau industri. Kursus diselenggarakan bagi masyarakat yang
memerlukan bekal pengetahuan, keterampilan, kecakapan hidup dan sikap untuk mengembangkan
diri, mengembangkan profesi, bekerja, usaha mandiri, dan/ atau melanjutkan
pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi.
7. Visi
dan misi kursus
Visi kursus adalah
mewujudkan lembaga kursus sebagai wahana pendidikan yang memberikan layanan
pendidikan kepada masyarakat untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan
sikap yang dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan diri, bekerja atau berusaha
mandiri. Sedangkan misi kursus yaitu.
a. Meningkatkan
ketersediaan layanan dalam rangka perluasan dan pemerataan kesempatan
memperoleh layanan kursus dan pelatihan bagi seluruh rakyat Indonesia.
b. Meningkatkan
keterjangkauan layanan pendidikan dengan membantu dan memfasilitasi
pengembangan satuan atau kelembagaan kursus dan pelatihan serta menjangkau
seluruh kelompok sosial masyarakat di seluruh wilayah Indonesia.
c. Meningkatkan
mutu dan relevansi penyelenggaraan kursus dan pelatihan untuk mengoptimalkan
kompetensi kerja dan kewirausahaan serta pengembangan kepribadian yang
berakhlak mulia.
d. Meningkatkan
kesetaraan dan keprofesionalan penyelenggara kursus dan pelatihan sesuai dengan
Standar Nasional Pendidikan dan tuntutan kompetensi global.
e. Memastikan
dan menjamin akuntabilitas pelaksanaan program kursus dan pelatihan serta peran
serta masyarakat dalam penyelenggaran kursus dan pelatihan berdasarkan prinsip profesionalisme
dan kemandirian.
B.
Manajemen
Ketatausahaan/Administrasi Kursus
Pengertian manajemen
adalah proses penyelenggaraan berbagai kegiatan dalam rangka penerapan tujuan
dan sebagai kemampuan atau keterampilan orang yang menduduki jabatan manajerial untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui
kegiatan-kegiatan orang lain. Administrasi berasal dari Bahasa Yunani yang artinya
melayani, membantu, melengkapi dan memenuhi. Administrasi digunakan sebagai
sistem pencatatan, pengorganisasian, pengelompokan, dan penjurusan data dari
sumber-sumber manusia dan bahannyaaaaaaa untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi adalah segenap proses
penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama dari sekelompok orang dalam usaha
mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan bersama.
Menurut
Ngalim (2005) administrasi pendidikan dalam arti seluas-luasnya adalah suatu
ilmu yang mempelajari penataan sumber daya untuk mencapai tujuan pendidikan
secara produktif. Selanjutnya menyatakan penataan mengandung makna “mengatur,
manajemen, memimpin, mengelola atau mengadministrasikan sumber daya yang meliputi merencanakan, melaksanakan dan
mengawasi atau membina”. Sumber dayanya terdiri dari.
1.
Sumber daya
manusia (peserta didik, pendidik dan pemakai jasa pendidikan).
2.
Sumber belajar
atau kurikulum (segala sesuatu yang disediakan lembaga pendidikan untuk
mencapai tujuan).
3.
Fasilitas
(peralatan, barang dan keuangan yang menunjang kemungkinan terjadinya
pendidikan).
Sedangkan,
manajemen dikatakan sebagai pelaksana yang efektif sementara administrasi
sebagai pengarah yang efektif (Pidarta, 1988), manajemen administrasi sangat
berhubungan, di saat manajemen sebagai pelaksana maka administrasi menjadi
pengarah yang efektif. Pada dasarnya manajemen
administrasi juga memiliki fungsi lain yaitu planning, organizing, actuating, motivating, staffing, directing
dan controlling. Selain itu
pengelolan manajemen administrasi dilakukan dalam hal melengkapi
kelengkapan-kelengkapan administrasi yang diperlukan seperti papan nama peserta
kursus dan struktur organisasi penyelenggara dan peserta yang meliputi.
1. Buku
induk peserta dan tutor
2. Daftar
hadir peseta dan tutor
3. Keuangan
atau kas umum
4. Daftar
inventaris
5. Buku
agenda pembelajaran
6. Laporan
bulanan tutor
7. Agenda
surat masuk dan keluar
8. Daftar
nilai peserta kursus
9. Tanda
terima sertifikat
Pengertian
tata usaha adalah sebagai
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Berikut ini
merupakan pengelolaan ketatausahaan kursus.
1.
Perencanaan
Perencanaan adalah proses
penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dalam menetapkan jalan dan
sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut
dengan seefisien dan seefektif mungkin. Dalam hal ini perencanaan sangat
dibutuhkan dalam pengelolaan kursus.
2.
Perolehan dan
penempatan
Hal ini berkaitan dengan
perolehan tenaga kerja administrasi atau administrator dan penempatannya yang
sesuai dengan bidang yang tepat.
3.
Pengembangan SDM
Pengembangan SDM ditujukan
untuk mengembangkan ilmu dan kinerja tenaga administrasi, dengan cara diikutkan
diklat tentang keadministrasian. Hal ini bertujuan untuk menambah ilmu yang mereka
miliki.
4.
Evaluasi
Evaluasi bisa dilakukan
setiap satu bulan, tiga bulan bahkan enam bulan sekali sesuai dengan
perencanaan yang sudah ditetapkana dangan agenda evaluasi yang berkaitan
tentang keadministrasian.
C.
Manajemen
Sarana dan Prasarana
Secara
umum sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya
yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karna apabila kedua hal ini tidak
tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil
yang diharapkan sesuai dengan rencana. Program kursus merupakan satu kesatuan
dari beberapa bagian atau komponen yang saling berkait untuk mencapai tujuan
yang ditentukan oleh sistem tersebut. Komponen tersebut merupakan satu kesatuan
yang tidak terpisahkan, dimana komponen-komponen tersebut terkoordinasi dengan
baik seperti manajemen alat dan sarana yang memiliki hubungan yang saling
keterkaitan.
Sarana
dan prasarana dibutuhkan karena memiliki fungsi sebagai berikut.
1. Memepercepat
proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.
2. Meningkatkan
produktivitas, baik barang maupun jasa.
3. Hasil
kerja lebih berkualitas dan terjamin.
4. Lebih
memudahkan atau menyederhanakan gerak para pengguna.
5. Ketepatan
susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.
6. Menimbulkan
rasa nyaman dan puas bagi orang yang berkepentingan.
Berdasarkan
kebutuhannya sarana dan prasarana dikelompokkan menjadi tiga, yaitu.
1. Peralatan
kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi langsung sebagai alat produksi
untuk menghasilkan barang.
2. Perlengkapan
kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi sebagai alat bantu tidak langsung
dalam produksi, mempercepat proses, membangkit dan menambah kenyamanan dalam
bekerja.
3. Perlengkapan
bantu atau fasilitas, yaitu semua jenis benda yang berfungsi membantu
kelancaran grak dalam pekerjaan.
Dalam rangka menyelenggarakan pengadaan
sarana dan prasarana kursus, terlebih dahulu perlu diketahui beberapa istilah
berikut.
1. Prasarana
Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP) adalah segala sesuatu penunjang utama yang
memungkinkan terselenggaranya kegiatan manajemen dan proses pembelajaran yang
berkualitas pada suatu lembaga kursus dan pelatihan yang meliputi lahan,
bangunan, dan fasilitas penunjang lainnya.
2. Saran
LKP adalah segala sesuatu (berupa peralatan, bahan dan media lainnya) yang
dapat digunakan sebagai alat atau media dalam mencapai maksud dan tujuan dari
seluruh kegiatan manajemen dan pembelajaran yang dilaksanakan oleh LKP.
3. Revitalisasi
sarana dan prasarana LKP adalah upaya untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas
sarana dan prasarana LKP, agar mampu memberikan layanan yang lebih berkualitas
kepada peserta didik. Tujuan program revitalisasi ini adalah untuk meningkatkan
kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana belajar pada LKP, sehingga LKP
mampu meningkatkan mutu proses pembelajaran dan lulusannya.
Dalam
pengelolaan kursus idealnya harus memiliki sarana dan prasarana sendiri
sehingga dalam pelaksanaan pembelajaran tidak terganggu. Berikut ini adalah bentuk
sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam pengelolaan progran kursus (Mujiman,
2011:65).
1. Kantor
a. Ruang
kepala
b. Ruang
ketatausahaan atau administrasi
c. Ruang
tutor
2. Tempat
belajar
a. Tanah
b. Ruang
belajar
c. Alat
telekomunikasi memadai
d. Sirkulasi
udara
e. Ada
tempat duduk
f. Memiliki
tempat praktek
3. Sarana
belajar
a. Tersedianya
modul
b. Tersedianya
alat peraga
c. Tersedianya
buku bacaan
Dalam
melaksanakan pengelolaan dan pengadaan sarana prasarana pada kursus, maka
pengelola lembaga kursus seharusnya melakukan kegiatan berikut ini.
a. Menyediakan
sarana dan prasarana sesuai kebutuhan.
b. Adanya
perawatan atau perbaikan sarana dan prasarana secara berkala
c. Mengganti
sarana dan prasarana yang tidak layak dengan sarana dan prasarana yang baru.
D.
Manajemen
Ketenagaan
Manajemen ketenagaan
berkaitan dengan sumber daya manusia, dimana sumber daya ini diperlukan dalam
suatu organisasi dengan memberikan tenaga, bakat, kreatifitas dan semangat
kerja untuk tujuan dan usaha organisasi. Manajemen ketenagaan berhubungan
dengan Human Resources Management
atau manajemen sumber daya manusia, dimana menajemen ini dibutuhkan untuk
proses perekrutan, penempatan, pelatihan dan pengembangan anggota organisasi
dan hasil proses tersebut adalah pendidikan dan tenaga kependidikan.
Ketenagaan adalah
pengaturan proses mobilisasi potensi, proses motivasi dan pengembangan sumber
daya manusia dalam memenuhi kepuasan untuk tercapinya tujuan individu dan
organisasi dimana dia berkarya. Sedangkan manajemen ketenagaan sendiri dapat
diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompetensi, integrasi
pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan tenaga kependidikan untuk
mencapai sasaran perorangan, organisasi dan masyarakat.
Berikut
adalah prosedur seleksi yang digunakan dalam penyelenggaraan manajemen
ketenagaan.
1. Wawancara
pendahuluan
2. Pengumpulan
data pribadi
3. Pengujian
(testing)
4. Wawancara
lebih mendalam
5. Pemeriksaan
referensi-referensi prestasi
6. Pemeriksaan
kesehatan
7. Keputuan
pribadi
8. Orientasi
jabatan
Ketenagaan dalam
lembaga kursus dan pelatihan terdiri atas pendidik dan tenaga kependidikan.
Pendidik pada lembaga kursus dan pelatihan sekurang-kurangnya instruktur,
pelatih, pembimbing dan penguji. Tenaga kependidikan pada lembaga kursus dan
pelatihan sekurang-kurangnya terdiri atas pengelola, teknisi sumber belajar,
pustakawan dan laboran. Menurut UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional pasal 1 ayat 5 dan 6, definisi tenaga kependidikan adalah
anggota masyarakat yang mengabdikan diri dan diangkat untuk menunjang
penyelenggaraan pendidikan. Sedangkan definisi pendidik adalah tenaga
kependidikan yang berkualifikasi sebagai guru, dosen, konselor, pamong belajar,
widyaiswara, tutor, instruktur, fasilitator dan sebutan lain sesuai dengan
kekhususannya, serta berpartisipasi dalam penyelenggaraan pendidikan. Adapun
pengelolaan manajemen ketenagaan kursus dapat dikemukakan, antara lain.
1. Perencanaan
SDM, dirancang untuk menjamin keajekan dan pemenuhan kebutuhan tenaga.
2. Penarikan,
berhubungan dengan pengadaan calon-calon tenaga yang sesuai dengan rencana SDM
yang telah ditetapkan.
3. Seleksi,
mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon-calon tenaga.
4. Pengenalan
dan orientasi, dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih
menyesuaikan diri.
5. Latihan
dan pengembangan, bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan mendorong efektifitas.
6. Penilaian
pelaksanaan kerja, dilakukan untuk membandingkan antara pelaksanaan
perseorangan dan standart-standart atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi
posisi tersebut.
7. Pemberian
balas jasa dan penghargaan, disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi
pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan kerja diwaktu yang akan
datang.
8. Perencanaan
dan pengembangan karier, mencakup transfer, promosi, penugasan kembali,
pemecatan, pemberhentian dan pensiun.
Standarisasi kompetensi pendidik atau tutor
kursus yaitu:
1. Pendidikan
terakhir minimal SMA sederajat, serta memiliki pengalaman bekerja di lembaga
kursus dan pelatihan sekurang-kurangnya 3 tahun.
2. Memiliki
sertifikat pengelola kursus dan pelatihan yang diterbitkan oleh lembaga yang
ditetapkan oleh pemerintah.
3. Untuk
pengelolaan kursus setidaknya lulusan dari bidang pengelolaan kursaus atau PLS,
agar lembaga kursus dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan untuk kemajuan
lembaga kursus itu.
E.
Manajemen
Kepemimpinan
Manajemen adalah proses
merencanakan, mengorganisasikan, mempimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota
organisasi dan menggunakan semua umber daya organisasi untuk mencapai tujuan
yang sudah ditetapkan. Pemimpin adalah inti dari suatu manajemen, hal ini
berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya jika ada pemimpin. Seorang
pemimpin adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengkoordinasi,
melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapau tujuan yang sudah
ditetapkan.
Kepemimpinan telah
didefinisikan oleh beberapa ahli. Menurut Stoner kepemimpinan managerial dapat
didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada
kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Istilah
memimpin digunakan dalam konteks hasil penggunaan peran seseorang berkaitan
dengan kemampuannya mempengaruhi orang lain dengan berbagai cara. Pemimpin
adalah suatu lakon dalam sistem tertentu, karenanya seseorang dalam peran
formal belum tentu memiliki keterampilan kepemimpinan dan belum tentu mampu
memimpin. Istilah kepemimpinan pada
dasarnya berhubungan dengan keterampilan kecakapan, dan tingkat pengaruh yang
dimiliki seseorang, oleh sebab itu kepemimpinan bisa dimiliki oleh orang yang
bukan “pemimpin” sekalipun. Kepemimpinan juga memiliki kriteria yang menandakan
bahwa seseorang tersebut menjadi pemimpin, yaitu.
1. Pengaruh
Seorang pemimpin harus memeliki pengeruh
terhadap hal-hal disekitarnya yang ia pimpin, kata “pengaruh” merupakan keyword dari pemimpin.
2. Kekuasaan
atau power
Seorang pemimpin umumnya diikuti oleh orang
lain karena ia memiliki kekuasan atau power,
yang salah satunya power untuk mempengaruhi hal-hal disekitarnya yang ia
pimpin. Dengan adanya kekuasaan seseorang akan diakui keberadaanya sebagai
pemimpin.
3. Pengikut
Seseorang akan diakui kepemimpinannya salah
satunya adalah dengan adanya pengikut, atau orang-orang yang medukungnya. Pengikut ini didapat dari adanya pengaruh dan
kekuasaan dari seorang pemimpin.
Bagan struktur organisasi dari manajemen
kepemimpinan Kaswan (2011) yaitu.
 |
Gambar 1. Bagan
struktur organisasi dari manajemen kepemimpinan Kaswan
|
Top Manager
|
Middle Manager
|
Low Manager
|
Operasional
|
|
Menyusun perencanaan
|
Perencanaan
|
Mengawasi tenaga operasional
|
Proses belajar mengajar
|
|
Mengorganisasikan kegiatan
|
Pengorganisasian
|
Mengambil keputusan
|
Kegiatan bimbingan
|
|
Mengarahkan/mengendalikan kegiatan
|
Pengarahan dan pengendalian
|
Memotivasi tenaga kerja dan prestasi kerja
|
Kegiatan ekstrakulikuler
|
|
Mengkoordinasikan kegiatan
|
Pengkoordinasi
|
|
Kegiatan kerjasama dengan masyarakat/ instansi
|
|
Melaksanakan pengawasan
|
Pengawasan
|
|
Kegiatan ketatausahaan
|
|
Menentukan kebijakan
|
Evaluasi
|
|
Sarana dan prasarana
|
|
Mengadakan rapat pengambil keputusan
|
|
|
|
|
Mengatur proses belajar mengajar
|
|
|
|
|
Mengatur administrasi ketatausahaan, ketenagaan.
Sarana dan prasarana, keuangan
|
|
|
|
Tabel 1. Tugas
masing-masing bagian struktur organisasi dari manajemen kepemimpinan Kaswan
F.
Manajemen
Pembiayaan
Manajemen merupakan
suatu suatu proses pencapaian tujuan tertentu melalui kerja sama dengan
sekelompok orang, dengan pembagian tugas yang jelas serta menggunakan alat-alat
tertentu pula untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam perencanaan.
Manajemen pembiayaan adalah hal yang terkait dengan finansial yang diperlukan
dalam suatu lembaga untuk mendukung proses yang ada di dalamnya, begitu juga
dalam lembaga kursus. Pembiayaan dalam suatu lembaga sangat penting untuk
dikelola karena pengelolaan biaya harus sedemikian rupa termanfaatkan dan tidak
terjadi pemborosan. Menurut Badrudin (2004: 62), administrasi pembiayaan adalah
pengelolaan biaya yang berhubungan dengan pendidikan mulai dari tingkat
perencanaan, sampai tingkat pengukuran biaya yang efisiens dalam proses
pendidikan. Kegiatan pembiayaan meliputi tiga hal yaitu.
1. Budgeting
(penyusunan anggaran)
Budgeting merupakan
rencana operasional yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang
yang digunakan sebagai pedoman dalam kurun waktu tertentu. Oleh karena itu,
dalam anggaran tergambar kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu
lembaga. Pada dasarnya, penyusunan anggaran merupakan negosiasi atau
perundingan dalam menentukan besarnya alokasi biaya suatu penganggaran. Hasil
akhir dari suatu negosiasi merupakan suatu pernyataan tentang pengeluaran dan
pendapatan yang diharapkan dari setiap sumber dana.
2. Accounting
(pembukuan)
Urusan ini meliputi dua
hal yaitu, pertama mengurusi hal yang menyangkut kewenangan menentukan
kebijakan menerima atau mengeluarkan uang; pengurusan kedua menyangkut urusan
tindak lanjut dari urusan pertama yaitu menerima, menyimpan dan mengeluarkan
uang. Pengurusan ini tidak menyangkut kewenangan menentukan, tetapi hanya
melaksanakan yang dikenal dengan istilah pengurusan bendaharawan.
3. Auditing
(pemeriksaan)
Auditing
adalah semua kegiatan yang menyangkut pertangggungjawaban penerimaan, penyimpanan
dan pembayaran atau penyerahan uang yang dilakukan oleh bendaharawan kepada
pihak-pihak yang berwenang. Bagi unit-unit yang ada di dalamdepartemen,
mempertanggungjawabkan urusan ini kepada BPK melalui departemen masing-masing.
Pengelola
pembiayaan memiliki job diskripsi sebagai berikut.
1. Mengidentifikasi
kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama periode anggaran.
2. Mengidetifikasikan
sumber-sumber yang dinyatakan dalam uang, jasa dan barang.
3. Memformulasikan
anggaran dalam bentuk format yang telah disetujui dan dipergunakan dalam
lembaga.
4. Menyusun
usulan anggaran untuk memperoleh persetujuan pihak yang berwenang.
5. Pengesahan
anggaran.
6. Melaksanakan
anggaran pendidikan.
7. Monitoring
8. Membuat
pembukuan
9. Melaporkan
hasil temuan, baik pada kinerja aktual maupun hasilnya.
Berkaitan
dengan pembiayaan pendidikan, perencanaan merupakan unsur penting dalam
pencapaian tujuan organisasi. Perencanaan biaya adalah analisis yang akurat
terhadap kebutuhan sumber dana demi tercapainya tujuan organisasi. Penganggaran
merupakan suatu kegiatan perencanaan dan koordinasi dari berbagai sumber
kegiatan untuk mecapai tujuan dalam suatu periode tertentu melalui analisis
perkiraan kebutuhan dan hasl yang ingin dicapai. Dapat ditarik kesimpulan bahwa
perencanaan dana atau penganggaran adalah merencanakan kegiatan yang akan
datang, berapa dana yang dibutuhkan untuk mendukung suatu kegiatan tersebut dan
bagaimana menggali sumber dana, menghimpun, menjabarkan ke dalam kegiatan untuk
mencapai tujuan suatu program pendidikan.
Untuk
pengelolaan manajemen pembiayaan biasanya diambil dari anggaran kas swadaya,
dan sumber dana lain seperti sponsor atau donatur. Hasil dari pengumpulan
pembiayaan digunakan untuk pengadaan alat belajar, honorarium tenaga pendidik,
honorarium tenaga penyelenggara, pelatihan dan ujian, monitoring dan evaluasi.
G.
Manajemen
Resiko
Manajemen resiko
didefinisikan sebagai proses identifikasi, pengukuran dan kontrol keuangan dari
sebuah resiko yang mengancam aset dan pengahasilan dari sebuah perusahaan atau
proyek yang dapat menimbulkan kerusakan atau kerugian pada perusahaan tersebut
(Smith, 1990). Resiko bisnis dapat menyebabkan kinerja perusahaan menjadi
rendah, resiko tersebut dapat timbul dari dalam perusahaan maupun dari luar
perusahaan. Manajemen resiko adalah menyangkut identifikasi kemungkinan resiko
yang akan dihadapi dan berusaha melakukan proteksi agar pengaruh dari resiko
tersebut diminimalisasi atau bahkan ditiadakan.
Pemahaman risk management memungkinkan manajemen
untuk terlibat secara efektif dalam menghadapi uncertainty dengan resiko dan peluang yang berhubungan dan
meningkatkan kemampuan organisasi untuk memberikan nilai tambah. Menurut COSO (The Committee of Sponsoring Organization of
the Treadway Commission), proses manajemen resiko dibagi menjadi 8
komponen.
1. Internal
Environment (Lingkungan Internal)
Komponen ini berkaitan dengan lingkungan
di mana lembaga berada dan beroperasi. Cakupannya adalah kultur manajemen
tentang resiko, integritas, perspektif terhadap resiko, penerimaan terhadap
resiko, nilai moral, struktur organisasi, dan pendelegasian wewenang.
2. Objetive
Setting (Penentuan Tujuan)
Manajemen harus menetapkan tujuan-tujuan
dari organisasi agar dapat mengidentifikasi, mengakses, dan mengelola resiko.
3. Event
Identification (Identifikasi Resiko)
Komponen ini mengidentifikasi
kejadian-kejadian potensial baik yang terjadi di lingkungan internal maupun
eksternal organisasi yang mempengaruhi strategi atau pencapaian tujuan dari
organisasi. Kejadian tersebut bisa berdampak positif maupun negatif.
4. Risik
Assessment (Penilaian Resiko)
Komponen ini menilai sejauh mana dampak
dari events (kejadian atau keadaan) dapat mengganggu pencapaian dari objetives. Besarnya dampak dapat
diketahui dari inherent dan residual risk, dan dapat dianalisis
dalam dua perspektif yaitu, kecenderungan atau peluang dan bearan dari
terealisasinya suatu resiko.
5. Risk
Response (Sikap Atas Resiko)
Organisasi harus menentukan sikap atas
hasil penilaian resiko. Dalam memilih response,
perlu dipertimbangkan faktor-faktor seperti pengaruh tiap sikap terhadap resiko
yang terjadi. Risk response dari
organisasi dapat berupa.
a. Avoidance,
yaitu dihentikannya aktivitas atau pelayanan yang menyebabkan resiko.
b. Reduction,
yaitu mengambil langkah-langkah mengurangi pengaruh dari resiko.
c. Sharing,
yaitu mengalihkan atau menanggung bersama resiko atau sebagian dari resiko
dengan pihak lain
d. Acceptance,
yaitu menerima resiko yang terjadi, dan tidak ada upaya khusus yang dilakukan.
6. Contol
Activites (Aktifitas-aktifitas Pengendalian)
Komponen ini berperan dalam penyusunan
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menjamin sikap atas resiko
terlaksana dengan efektif. Dari pemahaman atas lingkungan pengendalian dapat
ditentukan jenis dan aktifitas pengendalian. Aktifitas pengendalian berupa.
a. Pembuatan
kebijakan dan prosedur
b. Pengamanan
kekayaan organiasasi
c. Delegasi
wewenang dan pemisahan fungsi
d. Supervisi
atasan
7. Information
And Communication (Informasi dan Komunikasi)
Fokus dari komponen ini adalah
menyampaikan informasi yang relevan kepada pihak terkait melalui media komunikasi
yang sesuai. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penyampaian informasi
dan komunikasi adalah kualitas informasi, arah komunikasi, dan alat komunikasi.
8. Monitoring
Monitoring dapat dilaksanakan baik
secara terus menerus maupun terpisah. Aktivitas monitoring terus menerus
tercermin pada aktivitas supervisi, rekonsiliasi, dan aktivitas rutin lainnya,
sedangkan monitoring terpisah biasanya dilakukan untuk penugasan tertentu.
H.
Manajemen
Riset dan Pengembangan
Manajemen riset dan
pengembangan adalah suatu pengelolaan yang ditempuh untuk mengambangkan usaha
agar tetap beraktivitas. Sehingga suatu perusahaan tidak bangkrut karena
membuat inovasi-inovasi yang seuai dengan kebutuhan konsumen. Manajemen riset
dan pengembangan diperlukan dalam suatu lembaga dikarenakan setiap saat, setiap
waktu zaman selalu berkembang dan untuk itu suatu pendidikan juga harus bisa
membuat inovasi-inovasi yang sesuai dengan tuntutan zaman sehingga pendidikan
tidak akan tertinggal begitu saja. Tentunya inovasi dan perkembangan tetap
mempertahankan tujuan pendidikan salah satunya mencerdaskan kehidupan bangsa.
Menurut ilmu pendidikan, manajemen riset dan pengembangan berkaitan dengan
pengembangan mutu. Mutu adalah gambaran dan karakteristik secara menyeluruh
dari barang atau jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan
yang dibuthkan oleh pelanggan.
Manajemen
riset dan pengembangan diperlukan dalam suatu lembaga dikarenakan setiap saat,
setiap waktu selalu berkembang dan untuk itu suatu pendidikan juga harus bisa
membuat inovasi-inovasi yang sesuai dengan tuntutan zaman, tentunya inovasi
yang dilakukan didasarkan pada tujuan pendidikan yaitu mencerdaskan kehidupan
bangsa. Cara managemen riset dan pengembangan pendidikan yaitu dengan
memperhatikan perkembangan zaman terkait kebutuhan masyarakat atau harus adanya
inovasi, akan tetapi inovasi yang dilakukan harus tetap memperhatikan fungsi,
tujuan dan manfaat bagi dunia pendidikan. Pengelolaan dan pengembangan
dilakukan dengan monitoring dan
evaluasi program. Karena dengan begitu akan diketahui titik kelemahan proram
kursus sehingga dapat segera diperbaiki dan dikembangkan sesuai dengan harapan
dan tujuan. Manajemen riset dan pengembangan diperlukan untuk mengembangkan
progam kursus agar program kursus dapat berkembang ke arah yang lebih baik.
Dalam dunia
ke-analisis-an dikenal istilah metode analisis SWOT. Yang dimaksud dengan analisis SWOT adalah suatu cara
menganalisis faktor-faktor internal dan eksternal menjadi langkah-langkah
strategi dalam mengoptimalkan usaha yang lebih menguntungkan. Analisis SWOT adalah sebuah instrumen yang beraneka guna, yang dapat
digunakan berkali-kali pada berbagai tahap proyek; membangun sebuah telaah atau
untuk pemanasan diskusi sebelum membuat perencanaan. Instrumen ini dapat diterapkan
secara luas, atau sub-komponen yang kecil (bagian dari strategi) dapat
dipisahkan agar kita dapat melakukan analisis yang mendetil. SWOT sering
menjadi pelengkap yang berguna ketika melakukan Analisis Pemangku Kepentingan.
Dalam
analisis faktor-faktor internal dan ekternal akan ditentukan aspek-aspek yang
menjadi kekuatan (strenghts),
kelemahan (weakness), kesempatan (opportunities), dan yang menjadi ancaman
(treathment) sebuah organisasi. Dengan memperhatikan aspek-aspek tersebut
akan dapat ditentukan berbagai kemungkinan alternatif strategi yang dapat
dijalankan. Maksud dari analisis SWOT adalah untuk meneliti dan menetukan dalam
hal manakah lembaga kuat (sehingga dapat dioptimalkan), lemah (sehingga dapat
segera dibenahi), kesempatan-kesempatan (untuk dimanfaatkan), dan
ancaman-ancaman (untuk diantisipasi).
Berikut
adalah langkah-langkah analisis data dalam analisis SWOT.
1. Melakukan
pengklasifikasian data, faktor apa saja yang menjadi kekuatan dan kelemahan
sebagai faktor internal organisasi, peluang dan ancaman sebagai faktor
eksternal organisasi.
2. Melakukan
analisis SWOT, yaitu membandingkan antara faktor eksternal yaitu peluang dan
ancaman dengan faktor internal organisasi yaitu kekuatan dan kelemahan.
3. Dari
hasil analisis kemudian diinterprestasikan dan dikembangkan menjadi keputusan
pemilihan strategi yang memungkinkan untuk dilaksanakan.
Kerangka SWOT – sebuah matrix dua kali dua – sebaiknya
dikerjakan dalam suatu kelompok yang terdiri dari anggota kunci tim atau
organisasi. Pertama, penting untuk diketahui dengan jelas tentang apa tujuan
perubahan kunci, dan terhadap tim atau organisasi apa analisis SWOT akan
dilakukan. Setelah pertanyaan-pertanyaan ini dijelaskan dan disepakati,
mulailah dengan brainstorming
gagasan, dan kemudian setelah itu dipertajam dan diperjelas dalam diskusi.
Gambar 2. Bagan Analisis SWOT
Perkiraan mengenai kapasitas internal dapat
membantu mengidentifikasi dimana posisi sebuah proyek atau organisasi saat ini:
sumberdaya yang dapat segera dimanfaatkan dan masalah yang belum juga dapat
diselesaikan. Dengan melakukan hal ini kita dapat mengidentifikasi dimana atau
kapan sumberdaya baru, keterampilan atau mitra baru akan dibutuhkan. Bila
berpikir tentang kekuatan, perlu memikirkan tentang contoh-contoh keberhasilan
yang nyata dan apa penjelasannya. Sebuah perkiraan tentang lingkungan eksternal
cenderung difokuskan pada apa yang terjadi di luar organisasi atau pada bidang
yang belum mempengaruhi strategi tetapi dapat saja mempengaruhi strategi – baik
secara positif maupun negatif. Sangat penting agar kita memperhatikan aksi dan
solusi apa saja yang dapat muncul. Akhiri dengan diskusi yang berorientasi pada
aksi. Bagaimana dengan berdasarkan kekuatan kelompok dapat membangun untuk
memajukan sasaran dan strategi kita?, apa yang dapat dimasukkan dalam strategi
untuk meminimallkan kelemahan kita? dan seterusnya.
DAFTAR RUJUKAN
Badrudin.
2004. Strategi dan Model Pelatihan.
Malang: IKIP Malang
Kaswan.
2011. Pelatihan dan Pengembangan.
Bandung: CV.Alfabeta
Moedzakir, Djauzi. 2010. Metode Pembelajaran untuk Program-Program Pendidikan Luar Sekolah.
Malang: Penerbit Universitas Negeri Malang
Mujiman,
Haris. 2011. Manajemen Pelatihan.
Yogyakarta: Pustaka Belajar
Ngalim, Purwanto. 2005. Administrasi dan Supervisi
Pendidikan. Bandung: PT. Remaja Rosda Karya
Pidarta, Made. 1988. Manajemen Pendidikan Indonesia.
Jakarta: PT. Bina Aksara
Smith,
S. 1990. Training and Human Resource
Develoment. New York: Springer
